In het Arbeidsomstandighedenbesluit is opgenomen dat de werkplek in de eigen woning moet worden ingericht volgens de ergonomische beginselen. Uitgangspunten als een juiste afstemming van de stoel- en tafelhoogte, de locatie van de muis ten opzichte van het lichaam, de stand van de stoel ten behoeve van de ondersteuning van de onderrug, bovenbenen en voeten, maar ook de positie van het beeldscherm zijn daarin essentieel. Bij een laptop is het nodig om een aparte muis en toetsenbord te gebruiken en als advies zelfs een apart beeldscherm.

Het is de verantwoordelijkheid van de werkgever om te zorgen voor een gezonde en veilige werkplek voor de werknemer. Daarbij geldt ook dat de inrichting van de werkplek aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer is aangepast. Dit is de welbekende ‘zorgplicht’. De mate waarin de werkgever hieraan invulling moet geven is gebaseerd op redelijkheid en billijkheid.

Het is belangrijk dat de werkgever zijn werknemers actief instrueert over een veilig en gezond werkklimaat. Naast de informatieplicht moet dit beleid worden vastgelegd in de RI&E van de organisatie.

Vanuit de werknemer is het aan te raden dat hij/zij de werkgever tijdig informeert als de werkplek klachten oplevert.

De werkplek moet voldoen aan de eisen die worden gesteld aan beeldschermarbeid. Dit betekent dat het werken achter een beeldscherm op gezette tijden moet kunnen worden afgewisseld door andere werkzaamheden of rusttijd. Wanneer je als werknemer problemen ondervindt aan de ogen of het gezichtsvermogen, die mogelijk veroorzaakt zijn door het werken met een beeldscherm, moet de werkgever jou als werknemer in de gelegenheid stellen om hier passend onderzoek naar te doen. 

Nadere voorschriften voor beeldschermarbeid zijn bijvoorbeeld:

• Het beeldscherm is van goede kwaliteit, gemakkelijk instelbaar en kantelbaar en mag niet spiegelen.
• Beeldscherm en toetsenbord mogen niet aan elkaar vast zitten.
• De werkplek moet een comfortabele houding mogelijk maken.
• De verlichting op de werkplek zorgt voor voldoende licht en een beheerst contrast tussen het beeldscherm en de omgeving.
• De programmatuur is aangepast aan de te verrichten taken.

De werkgever moet inventariseren aan welke risico’s zijn werknemers (kunnen) worden blootgesteld op het gebied van psychosociale arbeidsbelasting. Met psychosociale arbeidsbelasting bedoelen we alle factoren in de arbeidssituatie die stress teweeg kan brengen. De werkgever moet vervolgens maatregelen nemen om deze risico’s te minimaliseren, bijvoorbeeld door werkdruk tegen te gaan.

De werkgever moet zijn werknemers daarnaast informeren over deze risico’s, en over de maatregelen die de werkgever heeft genomen om de risico’s te minimaliseren.

Fiscaal gezien mag de werkgever je vergoeding zes weken onbelast doorbetalen. I.v.m. COVID-19 heeft het Ministerie van Financiën aangegeven dat een vaste reiskostenvergoeding ook ná deze zes weken onbelast doorbetaald mag worden (dit is overigens niet verplicht en geldt alleen tijdens de COVID-19 periode). De variabele reiskostenvergoeding stopt wel als je nu thuiswerkt door COVID-19.

Wanneer de werknemer thuis werkt, levert dat meestal andere extra kosten op. Denk bijvoorbeeld aan de kosten van energie, het gebruik van de telefoon en internetverbindingen. Deze kosten kunnen alleen binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling belastingvrij aan de werknemer worden vergoed. De vrije ruimte bedraagt 3,0% van de totale loonsom van de werkgever (over de loonsom tot € 400.000). Boven de € 400.00 geldt een vrije ruimte van 1,2 %. Een thuiswerkvergoeding is niet verplicht voor de werkgever.

Gemiddeld zien we dat werknemers met een fulltime baan en apparatuur van het de werkgever een vergoeding krijgen van €25 per maand. Fulltime medewerkers zonder apparatuur van de werkgever krijgen doorgaans een vergoeding van €30.

Voor zaken zoals computers, laptops, mobiele telefoons, printers, etc. geldt een gerichte vrijstelling, mits deze volgens de werkgever daadwerkelijk nodig zijn voor de werknemers om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren.

Indien medewerkers een auto van de zaak hebben, zal deze tijdens de thuiswerkperiode wellicht veel stil staan. Wat valt er nu nog onder zakelijke kilometers? In ieder geval nog steeds de ritjes die voorheen ook als zakelijk gezien werden. Daarbij komt nu ook de kilometers die gemaakt worden om technische problemen met de auto te voorkomen. Het is immers niet goed voor een auto om lang stil te staan. Dit geldt alleen, indien voldaan wordt aan drie voorwaarden:

• De werknemer heeft de opdracht gehad van de werkgever voor dit specifieke ritje;
• De werkgever kan aannemelijk maken dat de werknemer hiervoor zakelijke redenen heeft;
• De werknemer verantwoordt de rit in de kilometeradministratie.

Ook komt het voor dat werknemers tijdens de thuiswerkperiode de auto van de zaak inleveren. In dat geval hoeft er in de aangifte loonheffingen geen bedrag opgeteld te worden bij het belastbaar loon. Dit is alleen niet van toepassing op directeur-grootaandeelhouders in een BV. De DGA kan immers gebruik blijven maken van de auto.

Een thuiswerkovereenkomst is niet verplicht, maar wordt wel streng aanbevolen om eventuele discussies te voorkomen.

In een thuiswerkovereenkomst dient de werkgever de werknemers te informeren over de arbeidsrisico’s en instructies te geven hoe die risico’s te beperken zijn. Ook dient de werknemer gewezen te worden op pauzes die hij moet nemen. Op deze manier kan de werkgever aantonen dat hij aan zijn zorgplicht heeft voldaan. Daarnaast zijn er nog een aantal zaken die terug kunnen komen in een thuiswerkovereenkomst:

• Bepalingen over werkzaamheden;
• Afspraken over inrichten thuiswerkplek;
  • Zijn bedrijfsmiddelen ter beschikking gesteld? Welke bedrijfsmiddelen zijn ter beschikking gesteld aan de werknemer?
  • Of mag de werknemer zelf bedrijfsmiddelen kopen en deze declareren? Wat is het maximum bedrag dat gedeclareerd mag worden? Welke voorwaarden zitten er aan de aan te schaffen bedrijfsmiddelen (bijv. ergonomisch verantwoord)?
  • In welke situaties is de werkgever verantwoordelijk voor de bedrijfsmiddelen, en in welke situaties is de werknemer ervoor verantwoordelijk?
  • Periodieke controle of de werkplek volgens de afspraken is ingericht en wordt gebruikt (bijv. een jaarlijkse checklist, of foto’s / video’s van werkplek).
• Organisatie specifieke kwesties;
• Praktische zaken (bijv. onkostenvergoeding);
• Hoe inloggen op bedrijfsnetwerk?
• Consequenties voor werknemers die zich niet houden aan de afspraken in de thuiswerkovereenkomst;

Wanneer de werkgever bedrijfsmiddelen ter beschikking stelt, blijft de werkgever de eigenaar. Wanneer de werknemer uit dienst gaat of stopt met thuiswerken moet hij de bedrijfsmiddelen teruggeven aan de werkgever. Wanneer de werkgever bedrijfsmiddelen verstrekt, wordt de werknemer eigenaar van het bedrijfsmiddel. Vergoeden is ook nog een optie. In dit geval schaft de werknemer zelf middelen aan en declareert deze bij de werkgever. De werknemer is eigenaar van deze middelen.

Toch zijn er ook overeenkomsten, namelijk op fiscaal vlak. Als de werkgever een voorziening uitdeelt, is dat in principe belast loon. Voor zowel een verstrekking als een terbeschikkingstelling kan echter een gerichte vrijstelling of nihil waardering gelden. Ze mogen dan onder voorwaarden onbelast blijven zonder dat ze van de vrije ruimte van de werkkostenregeling snoepen. Een (belaste) verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte om er zo onbelast loon voor de werknemer van te maken, mag ook. Er moet dan wel onder andere voldaan worden aan de gebruikelijkheidstoets.

Wat het verstandigste is, is geheel afhankelijk van de situatie. Is deze thuiswerksituatie tijdelijk, totdat de maatregelen rondom COVID-19 opgeheven worden? Of bevalt het thuiswerken voor zowel de werkgever als de werknemer en zal het thuiswerken ook na COVID-19 door blijven gaan?

Indien de medewerkers weer op het kantoor aan het werk gaan wordt toch geadviseerd de bedrijfsmiddelen ter beschikking te stellen. Zo heeft de werkgever zelf in de hand wat er na afloop van de thuiswerkperiode met deze bedrijfsmiddelen gebeurt.

Indien de medewerkers (veelal) thuis blijven werken na het opheffen van de COVID-19 maatregelen, maakt het niet veel uit of de bedrijfsmiddelen ter beschikking gesteld worden of verstrekt. Indien een medeweker uit dienst treedt, blijft de werkgever eigenaar van ter beschikking gestelde middelen. Zo heb je zelf altijd in de hand wat er met de bedrijfsmiddelen gebeurt. Veel werkgevers geven hier de voorkeur aan.

Bij vergoeding of verstrekking staan de middelen niet op de balans van het bedrijf. Indien een medewerker uit dienst treedt, blijft hij eigenaar van bedrijfsmiddelen die zijn verstrekt of vergoed door de werkgever.

Vergoeden wordt in de meeste gevallen afgeraden. Het verstrekken van middelen heeft meer voordelen, omdat zo geen discussie kan ontstaan over de voorwaarden waar middelen aan moeten voldoen. Wanneer het bedrijf middelen verstrekt, kunnen zij zelf bepalen of de middelen aan die bepaalde voorwaarden voldoet.